O post de hoje tem como objetivo ajudar os enfermeiros que sentem dificuldade em tarefas gerenciais, e os estudantes que se encontram, ou que irão se encontrar, em breve, no período de estágio de gestão ou administração.
No mundo globalizado, cada vez mais o sucesso das organizações depende da qualidade da sua administração. E o mercado de trabalho, atualmente, espera que o enfermeiro tenha capacidade para gerenciar (incluindo todas as funções administrativas), argumentar e concretizar mudanças, fazer negociações, solucionar conflitos, criar e empreender, tudo isso com o propósito de melhorar a qualidade da assistência prestada ao cliente e atender às necessidades organizacionais e estruturais do processo de trabalho na área da saúde.
E, se o mercado espera isso, investimentos em capacitação profissional são importantes para o desenvolvimento do enfermeiro, pois o conhecimento é o principal instrumento de crescimento profissional neste século.
Vamos começar pelo básico: a definição de Administração
Definição
É um processo de coordenação do trabalho dos membros da organização e de alocação dos recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos de uma forma eficaz e eficiente (Sobral e Peci, 2013)
Funções da administração
1 – Planejamento – inclui definição dos objetivos, determinação da necessidade de recursos e criação e estabelecimento de estratégias para o alcance dos objetivos. Basicamente, é definir o que deve ser feito.
O planejamento deve proporcionar senso de direção, analisar os pontos fortes e fracos da instituição, reconhecer os fatores do ambiente que afetam o sucesso da organização, ser capaz de ajustar-se rapidamente às mudanças, atuar como fonte de motivação e comprometimento, definir parâmetros de controle, entre outros.
Tipos de planejamento:
- Estratégico – refere-se à alta administração (diretores), tem foco na organização como um todo, com orientação a longo prazo e com objetivos gerais e planos genéricos
- Tático – refere-se à administração intermediária (gerentes), tem foco na unidade ou departamento, com orientação a médio prazo e com definição de projetos e das principais ações para serem realizadas pela unidade
- Operacional – refere-se à administração direta (supervisores), tem foco em atividades rotineiras, com orientação a curto prazo e com definição de procedimentos ou processos específicos
Uma ferramenta muito utilizada nessa função é análise SWOT (análise do ambiente interno e externo), sobre a qual já escrevi no artigo que você pode ler aqui.
Lembre-se que para desenvolver um bom planejamento você deve:
- Definir claramente os objetivos
- Guiar-se pela política da organização
- Estabelecer prioridades
- Formular um plano de ação realista (de acordo com as possibilidades em relação a recurso humanos, materiais, físicos e financeiros)
- Desenvolver uma sequência estruturada e lógica das atividades
- Buscar o melhor método para alcançar os objetivos propostos
2 – Organização – inclui a distribuição das atividades e recursos pelos membros e unidades da organização agrupando-as em uma estrutura lógica, o estabelecimento dos mecanismos de comunicação e a coordenação dos esforços. Basicamente é definir e como deve ser feito.
Alguns instrumentos são utilizados nessa função como: organogramas, manuais, fluxogramas, regimentos.
3 – Direção – inclui a liderança, condução, orientação e motivação dos profissionais para um propósito comum, a comunicação e o gerenciamento de conflitos e mudanças. Basicamente é administração das relações dos membros da organização.
Entre vários aspectos que fazem parte dessa função, como a estrutura, a cultura e o clima organizacionais, um deles requer atenção especial: a liderança, que está intimamente relacionada com a direção e a motivação dos profissionais. Muitas queixas são feitas em relação ao tipo de liderança adotado pelos enfermeiros.
Na liderança autocrática ou autoritária o enfermeiro não comunica os objetivos traçados, define e distribui as atividades sem conversar com o grupo, usa a crítica de maneira destrutiva, não informa ao avaliado os critérios utilizados na avaliação de desempenho.
Na liderança permissiva (laissez-faire) o enfermeiro não assume a direção e orientação do grupo, não toma decisões e não demonstra iniciativa, os conflitos são resolvidos pelos outros e avalia o desempenho do colaborador de modo subjetivo para não se comprometer.
Na liderança democrática o enfermeiro discute com o grupo a forma de trabalho e a definição de estratégias para atingir os objetivos, incentiva a participação do grupo na tomada de decisões, delega autoridade e procura ser objetivo nas avaliações de desempenho.
Na liderança situacional o enfermeiro adapta o tipo de liderança de acordo com a situação apresentada ou com a maturidade de colaborador, e isso requer flexibilidade, habilidade na comunicação, inteligência emocional e vivência profissional, pois tem ênfase na estruturação do trabalho e no relacionamento interpessoal.
4 – Controle – inclui a mensuração do desempenho e comparação com padrões pré-definidos, detecção e correção de desvios. Basicamente, é manter a organização no rumo correto.
Existem vários instrumentos para auxiliar a função controle, como por exemplo: o controle financeiro (indicadores financeiros – gestão de custos), os sistemas de informação gerencial (sistema informatizado com dados para apoio à tomada de decisão), a auditoria (exame pericial para avaliação da eficácia e eficiência do serviço), o Balanced Scorecard (controle de desempenho por meio de indicadores financeiros e não-financeiros), o Benchmarking (processo de comparação de práticas e métodos de trabalho com outras organizações, de forma a identificar fatores que conduzam a um desempenho melhor)
Uma outra ferramenta utilizada nessa função, e de fácil aplicação, é o ciclo PDCA, também chamado ciclo de Deming ou ciclo de Shewhart composto por quatro etapas.
- Planejar – (Plan): nessa etapa você deve delimitar o problema e definir o objetivo, as metas e o método para resolvê-lo, ou seja, o plano de ação
- Fazer – (Do): nessa etapa você executará o que foi planejado, treinando os envolvidos e implementando as ações necessárias
- Checar – (Check): nessa etapa você deve verificar os resultados obtidos
- Agir – (Act): nessa etapa você agirá de acordo com o resultado – no insucesso: implementará ações corretivas dos desvios, e no sucesso: padronizará os resultados positivos
Os conceitos de gestão e de assistência ainda são vistos separadamente por muitos enfermeiros, apesar do gerenciamento em enfermagem ser um dos pilares de sustentação para uma assistência de qualidade.
Cardoso et al, em sua pesquisa sobre a visão dos administradores hospitalares em relação a atuação do enfermeiro, revelou, entre outras, o seguinte depoimento:
[…] o enfermeiro hoje exerce duas funções básicas, o que a gente espera dele: primeiro que participe dos cuidados supervisionando toda a equipe técnica, preocupando-se com os cuidados e outra que ele seja na realidade um gestor em potencial […]
Portanto, é fundamental refletir sobre o assunto e buscar conhecimentos e referenciais teóricos que tenham como alicerce, além do processo de trabalho, também os princípios éticos, para adotar modelos de gestão pautados na excelência do atendimento aos pacientes.
Doutora em Ciências (EEUSP), pós-graduada em Administração Hospitalar (UNAERP) e Saúde do Adulto Institucionalizado (EEUSP), especialista em Terapia Intensiva (SOBETI) e em Gerenciamento em Enfermagem (SOBRAGEN). É professora titular da Universidade Paulista no Curso de Enfermagem, e professora do Programa de Especialização Lato-sensu em Enfermagem em Terapia Intensiva e Enfermagem do Trabalho na Universidade Paulista.
