Análise SWOT

Hoje quero dividir com vocês a experiência de utilizar a ferramenta SWOT, para o planejamento estratégico de um hospital, ou de uma unidade.

Quando atuava como gestora no hospital, tive a oportunidade de conhecer essa ferramenta de gestão, que auxilia muito na tomada de decisões. Hoje, eu a ensino em sala de aula para os acadêmicos de enfermagem.

A matriz SWOT

SWOT é uma ferramenta utilizada para fazer análises de cenário ou de ambiente, sendo usada como base para a gestão e o planejamento estratégico de uma organização. (DAYCHOUW, 2007).

Foi criada nos anos 60 pelo pesquisador Albert Humphrey, da Universidade de Stanford.

A sigla SWOT significa Strengths and Weakness, Opportunities and Threats. Em português: Forças e Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

Então, trata-se de uma ferramenta que permite relacionar pontos fortes e fracos das empresas, suas competências distintas, com as oportunidades e ameaças que enfrentam no mercado.

A forma mais comum de se utilizar a ferramenta é representada pelo modelo abaixo, uma matriz com quatro quadrantes:

O primeiro quadrante, Forças, deve ser utilizado para listar todos os itens em que a organização, ou a unidade, são FORTES.

No segundo quadrante, Fraquezas, listamos tudo em que a organização ou unidade é FRACA, ou FRÁGIL.

No quadrante Oportunidades, listamos os aspectos positivos do ambiente externo, que possam favorecer a organização ou unidade.

E, no quadrante Ameaças, listamos aspectos negativos do ambiente externo, que possam comprometer as vantagens que organização, ou unidade, possui.

Nos próximos parágrafos vou dar um exemplo real e um exemplo fictício, que vão te ajudar a compreender melhor como utilizar a ferramenta.

Um exemplo pessoal

Atuando como gestora em um hospital, conheci e utilizei amplamente a análise SWOT. Por meio dela, eu e outros enfermeiros pudemos analisar e identificar, cada um no seu setor de trabalho, os pontos fortes e fracos e discutir as estratégias que poderíamos adotar, tanto para potencializar as forças (aquilo em que realmente éramos bons –  como, por exemplo, ter equipe especializada e treinada), quanto melhorar as fraquezas (aquilo em que estávamos abaixo do desejado – como, por exemplo, falta de controle adequado de materiais e medicamentos).

No meu setor, analisamos tudo em relação a recursos humanos e materiais, e identificamos algumas fraquezas: número insuficiente de pessoal, falta de controle adequado de materiais e medicamentos, falta de controle de empréstimos de equipamentos, entre outros. Mas por outro lado, detectamos alguns pontos fortes: profissionais especializados e treinados para o atendimento à pacientes críticos, manuais com todas as técnicas e procedimentos descritos detalhadamente, controle de satisfação do cliente externo – acompanhantes e pacientes, e interno – equipe de profissionais.

Além disso, fazíamos reuniões frequentes com a diretoria do hospital para obter informações sobre fatos que ocorriam fora do hospital, representados pelas ameaças, que consistiam, por exemplo, em alterações propostas pela Agência Nacional de Saúde, modificações na política econômica, e sobre oportunidades, como, implementação de algum serviço ou técnica nova na região.

Nossa matriz SWOT ficou assim:

Com esses resultados em mãos, propusemos e adotamos ações para:

• Potencializar as forças (aquilo em que realmente éramos bons)
• Melhorar as fraquezas (aquilo em que estávamos abaixo do desejado)
• Monitorar e acompanhar as ameaças ou mudanças que poderiam afetar a obtenção de resultados e o estabelecimento de ações de proteção
• Aproveitar as oportunidades ao máximo, inclusive exigindo esforços e adicionais para o alcance da meta, por exemplo a Acreditação Hospitalar, que representou uma oportunidade frente ao conhecimento e exigência do cliente (paciente e família)

Lembre-se que, para aplicar o SWOT, primeiramente você deve questionar o seu próprio serviço, para encontrar as forças e as fraquezas.

Para encontrar as forças

• O que nós fazemos muito bem para atender o nosso paciente e família?
• Quais são os recursos que temos na unidade para atender bem o paciente e família?
• O que eu tenho melhor do que os outros hospitais com o mesmo perfil?
• Quais os motivos que fazem os pacientes escolherem o meu hospital?

Para encontrar as fraquezas

• A minha equipe é capacitada e treinada para o atendimento da minha unidade?
• Quais os pontos que necessitam melhorias na minha unidade?
• Porque os pacientes têm optado por internar em outros hospitais?
• Quais são os défcits de conhecimento da minha equipe de trabalho?

Exercício

Vamos observar a análise SWOT de uma instituição fictícia, o Hospital Ortopédico. Nesse hospital, a insatisfação da equipe era permanente, devido ao excesso de atividades, gerando grande número de ausências e afastamentos. Os funcionários estavam desmotivados, procurando outras alternativas de trabalho. Além disso, crescia o número de reclamações de pacientes e acompanhantes, em relação ao tempo de espera no atendimento.

Outro problema que trouxe transtornos para a equipe técnica (médicos, enfermeiros, fisioterapeutas, etc) foi o índice de Infecção Hospitalar, que havia obtido uma elevação considerável, principalmente nas áreas de atendimento intensivo, e não contava com o apoio do Serviço de Controle de Infecção do hospital.

O setor ambulatorial estava sobrecarregado, mas não havia possibilidade de aumentar o número de consultórios e de salas de exames diagnósticos por falta de área física. Também faltavam médicos para o atendimento, pois alguns não cumpriam a jornada de 20 horas semanais estabelecidas pela Cooperativa.

Apesar dos recursos humanos estarem abaixo do número necessário, possuíam habilidade e destreza para aos pacientes internados, visto que os médicos e enfermeiros eram especialistas em ortopedia e traumatologia, e o hospital contava com uma Divisão de Educação Permanente atuante e disponível. O que ajudava, em alguns dias da semana, era a presença de estagiários de Medicina, Enfermagem e Fisioterapia, vindos da Residência Médica, e de convênios com algumas Universidades. Mas, nos outros dias, a sobrecarga de trabalho era visível.

Como as lideranças (gerentes e supervisores) tinham perfil descentralizado e democrático, convidaram os enfermeiros das unidades para reuniões onde discutiram a possibilidade de utilizar alguma ferramenta de gestão que pudesse melhorar os resultados.

E, a partir das discussões, resolveram aplicar a análise ambiental SWOT, para tornar mais claro o cenário atual. Também discutiram como o ambiente externo estava refletindo positivamente e negativamente na instituição. Acreditavam que alguns fatores poderiam ser vistos como oportunidades, e não só ameaças, como a temida inauguração de uma unidade ortopédica no hospital concorrente, divulgada massivamente, clientes que não reconheciam a qualidade do trabalho oferecido, além de novas regras da Agência Nacional de Saúde (ANS).

Durante as reuniões, também apontaram a percepção de que os pacientes estavam cada vez mais exigentes e cientes dos seus direitos, e que era crescente o número de profissionais injetados no mercado ao término de cursos técnicos e de graduação. Alguns enfermeiros alegaram que, além do hospital realizar atendimento clínico e cirúrgico, também situava-se em local privilegiado, próximo ao metrô e a vários pontos de ônibus, e tinha uma filosofia de modernidade, querendo sempre usar inovações tecnológicas para melhorar o seu desempenho.

Com todas as informações registradas a cada reunião, agruparam-se e realizaram a análise SWOT, montando a matriz a seguir:

Cientes do cenário, começaram imediatamente a discutir as estratégias que deveriam adotar, aproveitando as forças (internas) e as oportunidades (externas) para melhorar os resultados e, ao mesmo tempo, corrigindo as fraquezas (internas) e monitorando as ameaças (externas).

Conclusão

O segredo é não ficar com esses dados arquivados, mas sim tomar as medidas necessárias o mais breve possível.

Então, para fazer o melhor uso da análise SWOT:

1. Capitalize as forças ou pontos fortes
2. Fortaleça ou corrija os pontos fracos ou fraquezas
3. Monitore e aproveite as oportunidades
4. Identifique e tente eliminar as ameaças

Espero que você utilize o conhecimento em sua instituição ou unidade de trabalho e o compartilhe com seus colegas e amigos em suas redes sociais. Obrigado!